Panduan Email infitech@unp.ac.id bagi Pengurus UK INFITECH UNP
Panduan Penggunaan Email Google Workspace untuk infitech@unp.ac.id
Selamat datang di Google Workspace! Anda akan menikmati berbagai fitur canggih untuk komunikasi dan kolaborasi yang efisien. Dengan alamat email utama Anda infitech@unp.ac.id dan alias yang spesifik, Anda dapat mengelola komunikasi organisasi Anda dengan lebih terstruktur.
1. Memahami Struktur Email Anda:
- Alamat Email Utama: infitech@unp.ac.id
Ini adalah alamat utama yang akan Anda gunakan untuk mengirim dan menerima email secara umum. Semua email yang tidak ditujukan ke alias spesifik akan masuk ke kotak masuk ini. - Alias Email (dengan
+):
Google Workspace memungkinkan penggunaan alias email dengan penambahan+di belakang nama pengguna email utama. Ini sangat berguna untuk menyaring dan mengarahkan email ke kategori atau individu tertentu tanpa perlu membuat akun email terpisah.- Chief Executive Officer (CEO): infitech+ceo@unp.ac.id
- Chief Financial Officer (CFO): infitech+cfo@unp.ac.id
- Ketua Keputrian/Kaput: infitech+kaput@unp.ac.id
- Human Resources (HR) Department: infitech+hrdepartment@unp.ac.id
Ketika seseorang mengirim email ke infitech+ceo@unp.ac.id, email tersebut akan masuk ke kotak masuk infitech@unp.ac.id Anda. Yang membedakan adalah, Anda bisa menggunakan filter atau label di Gmail untuk secara otomatis mengidentifikasi email-email yang ditujukan ke alias tertentu.
2. Mengakses Email Anda (Gmail):
- Melalui Browser Web:
- Buka browser web Anda (Chrome, Firefox, Edge, dll.).
- Kunjungi
mail.google.comataugmail.com. - Masukkan alamat email lengkap Anda: infitech@unp.ac.id.
- Masukkan kata sandi Anda.
- Melalui Aplikasi Seluler (Gmail App):
- Unduh aplikasi Gmail dari Google Play Store (Android) atau App Store (iOS).
- Buka aplikasi dan pilih "Tambahkan akun lainnya".
- Pilih "Google".
- Ikuti petunjuk untuk memasukkan alamat email dan kata sandi Anda.
3. Mengirim Email:
- Mengirim Email dari Alamat Utama (infitech@unp.ac.id):
- Di Gmail, klik tombol "Tulis" atau "Compose".
- Di kolom "Dari" (From), pastikan alamat email Anda adalah infitech@unp.ac.id. Jika Anda memiliki beberapa akun atau alias, Anda mungkin perlu memilihnya dari daftar drop-down.
- Masukkan alamat email penerima di kolom "Kepada" (To), subjek, dan isi pesan.
- Klik "Kirim" (Send).
- Mengirim Email Menggunakan Alias (Fitur "Kirim email sebagai"):
Secara default, Anda tidak dapat langsung memilih alias (infitech+ceo@unp.ac.id) sebagai alamat "Dari" saat mengirim email. Alias ini lebih ditujukan untuk menerima dan menyaring email.Namun, jika Anda ingin agar email yang Anda kirim seolah-olah datang dari "Chief Executive Officer" (meskipun dikirim dari infitech@unp.ac.id), Anda bisa menggunakan fitur "Kirim email sebagai" (Send mail as).
Langkah-langkah untuk Menyiapkan "Kirim email sebagai":- Masuk ke Gmail.
- Klik ikon Pengaturan (roda gigi) di pojok kanan atas, lalu pilih Lihat semua setelan (See all settings).
- Pilih tab Akun dan Impor (Accounts and Import).
- Di bagian "Kirim email sebagai" (Send mail as), klik Tambahkan alamat email lain (Add another email address).
- Masukkan nama yang Anda ingin tampilkan (misalnya, "CEO Infitech" atau "Chief Executive Officer") dan alamat alias (misalnya, infitech+ceo@unp.ac.id).
- Biarkan kotak "Perlakukan sebagai alias" (Treat as an alias) tercentang.
- Ikuti langkah-langkah verifikasi jika diminta (biasanya tidak perlu untuk alias dalam domain yang sama).
Setelah disiapkan, saat Anda menulis email baru, Anda akan melihat daftar drop-down di kolom "Dari" (From) di mana Anda dapat memilih alias tersebut.
4. Mengelola Email yang Diterima (Menggunakan Label dan Filter):
Ini adalah bagian penting untuk memanfaatkan alias Anda secara maksimal. Dengan membuat filter, Anda dapat secara otomatis melabeli, mengarsipkan, atau memindahkan email yang datang ke alias tertentu.
Contoh: Membuat Filter untuk Email CEO
- Masuk ke Gmail.
- Di bilah pencarian di bagian atas, klik ikon Opsi pencarian lanjutan (tiga garis horizontal).
- Di kolom "Kepada" (To), masukkan infitech+ceo@unp.ac.id.
- Klik "Buat filter" (Create filter).
- Pilih tindakan yang ingin Anda lakukan:
- Lewati Kotak Masuk (Arsipkan): Email tidak akan muncul di kotak masuk utama, tetapi akan tetap dapat ditemukan di arsip.
- Tandai sudah dibaca: Email akan otomatis ditandai sebagai sudah dibaca.
- Terapkan label: Ini adalah pilihan terbaik. Anda bisa membuat label baru (misalnya, "Komunikasi CEO") atau memilih label yang sudah ada.
- Bintang: Menandai email dengan bintang.
- Jangan pernah mengirim ke Spam: Memastikan email tidak masuk ke folder Spam.
- Teruskan ke: (Jika Anda ingin meneruskan email ke alamat lain secara otomatis).
- Hapus: Menghapus email secara otomatis (gunakan dengan hati-hati!).
- Selalu tandai sebagai penting: Menandai email sebagai penting.
- Kategorikan sebagai: Mengategorikan email ke tab tertentu (Sosial, Promosi, dll.).
- Sangat disarankan untuk memilih "Terapkan label" dan membuat label baru seperti "Komunikasi CEO".
- Anda juga bisa mencentang "Juga terapkan filter ke percakapan yang cocok" untuk menerapkan filter pada email yang sudah ada.
- Klik "Buat filter".
Ulangi proses ini untuk alias infitech+cfo@unp.ac.id, infitech+kaput@unp.ac.id, dan infitech+hrdepartment@unp.ac.id dengan label yang sesuai.
---5. Keunggulan Google Workspace (Batasan "Unlimited" Email):
Pernyataan "unlimited buat email" pada Google Workspace biasanya mengacu pada kapasitas penyimpanan untuk akun email Anda (biasanya 30GB atau lebih tinggi, tergantung pada paket, beberapa paket enterprise memang menawarkan penyimpanan tidak terbatas). Ini bukan berarti Anda bisa membuat jumlah alamat email tanpa batas, melainkan bahwa Anda memiliki ruang penyimpanan yang sangat besar untuk email dan file di Google Drive yang terhubung dengan akun tersebut.
Poin-poin penting terkait batasan "unlimited":
- Penyimpanan: Anda akan memiliki ruang penyimpanan yang sangat besar untuk semua email, lampiran, dan file Google Drive Anda. Anda tidak perlu khawatir kotak masuk Anda penuh.
- Alias Email: Google Workspace memungkinkan Anda membuat alias email dalam jumlah yang sangat banyak (biasanya hingga 30 alias per pengguna), yang berarti Anda dapat memiliki alias spesifik seperti infitech+ceo, infitech+cfo, dll., untuk banyak keperluan tanpa biaya tambahan per alias.
- Jumlah Pengguna: Batasan "unlimited" tidak berlaku untuk jumlah akun pengguna email. Anda perlu membayar untuk setiap akun pengguna aktif (misalnya, jika Anda ingin CEO memiliki email ceo@unp.ac.id yang terpisah, itu akan menjadi satu akun pengguna berbayar). Namun, dalam kasus Anda, dengan menggunakan alias
+, Anda hanya perlu membayar untuk satu akun (infitech@unp.ac.id).
6. Tips Tambahan untuk Efisiensi:
- Gunakan Google Drive: Integrasi Google Drive memungkinkan Anda melampirkan file besar atau berbagi dokumen dengan mudah tanpa menguras ruang kotak masuk.
- Google Calendar: Jadwalkan rapat, buat acara, dan bagikan kalender dengan mudah dengan anggota tim Anda.
- Google Meet: Lakukan panggilan video dan rapat online langsung dari Gmail atau Kalender.
- Manfaatkan Fitur Keamanan: Pastikan untuk mengaktifkan Verifikasi 2 Langkah (2-Step Verification) untuk akun Anda guna meningkatkan keamanan.
- Pelajari Pintasan Keyboard: Gmail memiliki banyak pintasan keyboard yang dapat mempercepat alur kerja Anda.
- Manfaatkan Fitur Pencarian Gmail: Dengan penyimpanan yang besar, Anda akan memiliki banyak email. Gunakan fitur pencarian Gmail yang canggih untuk menemukan email dengan cepat berdasarkan pengirim, subjek, kata kunci, tanggal, atau label.
- Gunakan Mode Rahasia: Untuk email yang sensitif, gunakan mode rahasia di Gmail untuk menetapkan masa berlaku, mencegah penerusan, penyalinan, pencetakan, atau pengunduhan.
Dengan mengikuti panduan ini, Anda akan dapat mengelola komunikasi email organisasi Anda secara efektif dan memanfaatkan fitur-fitur canggih Google Workspace. Apakah ada hal lain yang ingin Anda sesuaikan atau tanyakan?
Created on 10 Juni 2025
